Het idee is vaak zo
geboren, de uitvoering vraagt extra tijd en inspanning. Als jij plannen hebt om
een bedrijfsevenement te organiseren, dan komt er heel veel op je af en moet
meer geregeld worden dan je voor mogelijk gehouden had. Neem alleen al de keuze
voor een locatie.
Wel
eens aan het huren of kopen van tenten gedacht?
Wat betreft de locatie is het verstandig eens aan tentenverhuur te denken. De moderne tenten van nu zijn veelzijdig en in te richten zoals jij dat wenst. Helemaal als er ruimte genoeg is voor het plaatsen van tenten, zou je dit eens serieus moeten overwegen. Tenten kopen kan ook een optie zijn als je plannen hebt om vaker evenementen te gaan organiseren. Dan kan het zelfs veel voordeliger zijn om de opties voor tenten verkoop te checken.
Kijk
of er geen andere activiteiten in de buurt zijn
Zo, de locatie en
accommodatie heb je. De volgende belangrijke stap is het vaststellen van een
datum. Ook dit is geen natte vinger werk. Check altijd of er niet op de beoogde
dag ergens in de buurt al iets te doen is. Dat zou uiteraard zonde zijn en kost
je bezoekers. Is ook dit duidelijk, dan kun je verder gaan bouwen aan een
onvergetelijk bedrijfsevenement. Dan ga je aan de slag met de invulling van de
catering bijvoorbeeld en smeed je een hecht team om je heen van mensen die je
helpen bij de organisatie. Geef daarbij de mensen binnen de gestelde kaders de
vrijheid, zit niet zelf overal bovenop. Plan een periodiek overleg in waarin de
teamleden verslag doen van hun activiteiten en stuur dan pas bij, mocht dat
nodig zijn.
Leg
entertainment zo vroeg mogelijk vast
Belangrijk tijdens
een bedrijfsevenement zijn uiteraard de sprekers. Leg die tijdig vast en denk
ook na over andere vormen van entertainment. Ook hier wacht je bij voorkeur
niet te lang mee, want de betere artiesten zijn vaak al snel volgeboekt. En zo
vul jij het evenement van A tot Z in. Alles wat je doet houd je bij voorkeur
bij in een planboek. Altijd handig voor als je een soortgelijk evenement gaat
organiseren. Zijn in elk geval de datum, sprekers en artiesten bekend? Maak dan
snel een website en een pagina op de verschillende social media kanalen aan ter
promotie van je bedrijfsevenement.